Bắt đầu bằng câu chuyện gọi điện thoại một công sở trong một buổi chiều. Một giọng nói the thé cao vút mây xanh trả lời câu làm chúng tôi choáng ngợp. Vội vã xin lỗi và cúp máy vì không biết mình có gọi nhầm hay không. Định thần và bình tĩnh, lần này xem chừng kích thích đột ngột được đón nhận có phần dễ thở hơn vì đã chuẩn bị tâm lý trước. Cuộc giao tiếp cũng không mấy mặn mòi vì chất giọng cứ như mười hai tầng mây và kiểu nói trống không của cô nhân viên hành chánh. Thực sự là thế, khi giao tiếp qua điện thoại, người ta sẽ không thể khoe được nhan sắc hay trang phục. Chỉ có mỗi giọng nói để làm vũ khí hay mô tả về mình. Tuy nhiên, vấn đề không chỉ là giọng nói mà cao hơn nữa đó chính là văn hoá giao tiếp hay văn hoá công sở của một công ty, một doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HỠI ÔI…
Không quá buồn lòng khi chỉ số hài lòng đo được của một số công sở lên đến hơn 90%. Thế nhưng còn đó đầy ắp những nỗi lo khi xem xét thực trạng đích thực về văn hoá công sở của nhiều doanh nghiệp cơ quan, tổ chức ngày nay thực sự đang có vấn đề.
Hiểu một cách khoa học về văn hoá công sở cần nhìn nhận nhiều mối quan hệ giữa người và người trong công sở. Điều này là yếu tố cốt lõi tạo nên văn hoá công sở mà không phải chỉ là những yếu tố thuộc về hình ảnh hay bộ mặt tường vôi, cổng rào, bảng hiện của công sở. Văn hóa công sở còn là cung cách giao tiếp, ứng xử, làm việc giữa nhân viên với nhau cũng như giữa nhân viên với khách hàng nhằm thỏa mãn mục tiêu từ hai phía. Văn hóa công sở còn là cung cách giao tiếp, ứng xử, làm việc giữa nhân viên với nhau cũng như giữa nhân viên với khách hàng nhằm thỏa mãn mục tiêu từ hai phía. Nhìn nhận theo cách hiểu này thì văn hoá công sở được thể hiện trên cung cách làm việc, giao tiếp và ứng xử.
Thử dạo quanh các doanh nghiệp ở những tỉnh thành khác nhau, không quá khó để có thể nhận thấy những biểu hiện trái khoái đến mức ngạc nhiên: Đến sớm chỉ cần 3 phút, cũng miễn vào hay có vào cũng miễn tiếp, đến trễ thì sẽ bị mắng té tát vào mặt. Bác bảo việc trở thành người giám đốc thứ hai khi hạch hỏi bất kỳ câu nào mình thích. Đó là chưa kể nhân viên hành chánh thì mặt lạnh như tiền hơn cả mùa đông xứ rét, lời nói thì kiệm đến mức như ca sĩ mới lên đang đóng vai thí sinh đi thi cần uống nước giá trị đau họng để bước vào cuộc chiến âm nhạc idol đêm chung kết và đăng quang của thần tượng… Còn đấy là hàng loạt những kiểu chỉ dẫn vòng vòng mà không biết điểm mở đầu và kết thúc, còn đó là những thói quen tiêu cực như: nói trống không, nói xấu đồng nghiệp, bêu rếu sếp – người quản lý, tọc mạch chuyện của doanh nghiệp…
Tình huống xảy ra ở doanh nghiệp X – một công ty chuyên tư vấn pháp luật. Với lời hẹn được lấy thông tin từ phía cô nhân viên thư ký nên bà Mỹ đến công ty thật đúng giờ. Cô thư ký vẫn say sư tám – buôn dưa lê qua điện thoại. Thỉnh thoảng lại rú lên những tràng cười khoái chí. Chưa dừng lại ở đấy, còn vừa nói vừa uống nước ừng ực trông thật “đã thèm”. Vừa dũa móng tay, vừa dùng chân của mình đá chiếc ghế cho bà Mỹ ngồi xuống. Cuộc nói chuyện vẫn chưa được kết thúc và Bà Mỹ sốt ruột nên bắt đầu lên tiếng. Cô đưa ngay ngón trỏ lên miệng và nhắc nhở bà im lặng. Thêm 5 phút nữa trôi qua và câu nói đầu tiên của cô là một tràng Tiếng Việt được chuyển ngữ một cách cơ học từ Tiếng Anh để giao tiếp: “Tôi có thể giúp gì đượcbà?”. Sự thể khó có thể chấp nhận được với kiểu văn hoá công sở như vậy.
Không dừng lại ở đấy khi nhiều công sở như đã nói chỉ tập trung xây dựng hình thức của công sở mà quên rằng chính yếu tố con người và văn hoá giao tiếp của con người sẽ tạo nên văn hoá công sở. Những quy chuẩn về mặt giao tiếp, những yêu cầu về cung cách ứng xử, những nguyên tắc của thái độ làm việc chuyên nghiệp, những nội quy về quản lý nhân sự, những định hướng cách thức thiết lập quan hệ nội bộ và quan hệ bên ngoài… là những gì góp phần tạo nên văn hoá công sở.
CHẶNG HÀNH TRÌNH MỚI
Không quá dễ chịu khi một cá nhân nào đó đánh giá về văn hoá công sở của chính mình. Thói quen bao biện, lý giải, che chở… đã trở thành phản ứng tự vệ của không ít nhân viên và nhà quản lý. Tuy nhiên, giải pháp hợp lý nhất vẫn là phải hướng về sự thật để cải biến sự thật và thay đổi sự thật.
Việc xây dựng văn hoá công sở không phải là nhiệm vụ của một cá nhân hay một nhóm người nào đó và càng không phải nhiệm vụ độc quyền của Ban giám đốc hay của người phụ trách hành chánh – đào tạo.Từng cá nhân có văn hoá cá nhân chuẩn mực, từng con người hướng đến việc thực hiện nhiệm vụ bằng sự quyết tâm của mình, bằng những biểu hiện chuyên nghiệp nhất thì cơ sở đầu tiên của văn hoá bắt đầu được xác lập. Việc làm này dựa trên nền tảng của nhận thức đúng về tầm quan trọng của việc xây dựng văn hoá công sở, nhiệm vụ của cá nhân. Sẽ thật tự hào nếu một công sở thật tuyệt vời được chính chúng ta bảo với những người khác rằng chúng ta là nhân viên ở đó hay làm việc nơi đấy là thế.
Văn hoá công sở còn được xây dựng dựa trên nền tảng của cung cách làm việc chuyên nghiệp. Sự nghiêm túc trong quá trình làm việc, sự hết lòng khi làm việc, sự nỗ lực tối đa của ý chí… cùng với những cải thiện liên tục để nâng cao chất lượng làm việc hướng về công việc và người khác trở thành yêu cầu cơ bản. Điều này không thể tự dưng có được mà từng chặng, từng chặng một cần được thực hiện thường xuyên và liên tục theo phương thức cải tiến hay bồi đắp.
Cốt lõi của biểu hiện trong văn hoá công sở bị phàn nàn nhiều nhất vẫn là vấn đề giao tiếp. Thực chất cho thấy những sai sót về nghiệp vụ không thể nhiều và không thể dẫn đến những xung đột khủng khiếp đến mức thường xuyên như sai sót trong giao tiếp. Điều này đòi hỏi mỗi cá nhân và tổ chức cần trrang bị cho mình những kỹ năng và quy chuẩn về giao tiếp, hướng đến việc vận dụng những kỹ năng ấy trong quá trình xử lý công việc và mối quan hệ trong làm việc.
Những nội quy mang tính chất bắt buộc cũng là một yêu cầu cần được chú trọng. Tuy nhiên, nội quy ấy cần được sự đồng thuận cao theo hướng đạt được một mục đích cao đẹp là: xác lập văn hoá công sở. Chuẩn bị về tâm lý, chuẩn bị về thái độ và kỹ năng thì việc tuân thủ những nội quy ấy không thực sự quá khó khăn. Hơn thế nữa, việc chú ý đến những yêu cầu chi tiết về hình ảnh, những yêu cầu ở các vị trí làm việc trực tiếp… sẽ cũng trở thành những nét đẹp tạo nên bức tranh tươi màu về văn hoá công sở.
Màu ảm đạm của văn hoá công sở sẽ lùi về quá khứ nếu mỗi cá nhân trong công sở biết thay đổi theo hướng tốt hơn, hết mình với công việc và ý thức rằng chúng ta cần phải phục vụ người ngoài như một quan hệ thân tình, biết tạo ra bầu không khí tâm lý thân thiện với đồng nghiệp. Chặng đường xây dựng văn hoá công sở sẽ được rút ngắn lại và một viễn cảnh thật đẹp là mỗi người đểu cảm nhận được hạnh phúc khi được giải quyết công việc hay đến yêu cầu công việc.
PGS. TS Huỳnh Văn Sơn
