ưới đây là danh sách những việc tôi làm mỗi ngày, nhằm giúp cải thiện bản thân và tăng năng suất làm việc. Xin chia sẻ với mọi người để thử áp dụng. Xin lưu ý là cách tốt với người này chưa chắc đã tốt với người khácTrong bài có nhiều thuật ngữ tôi dùng tiếng anh để dễ thể hiện.
ĐỂ TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC
1) Giải phóng não bộ bằng cách luôn mang bên mình công cụ giúp bạn ghi lại các đầu việc, cuộc hẹn, deadline… kể cả những ý tưởng bất chợt nảy sinh trong đầu.
- Nên để bộ não tập trung vào công việc tư duy tính toán. Đừng ép bộ não phải kiêm thêm nhiệm vụ ghi nhớ các công việc. “Our mind is a thinking device, not a storage. You need a bucket of to-do list to store all of your task”. So sánh ví von thì não của bạn là cái CPU, đừng ép nó kiêm thêm nhiệm vụ của ổ HDD, bởi vì cố lắm thì não cũng chỉ trở thành bộ RAM (“tắt máy” đi cái là quên gần sạch)
- Hãy chuẩn bị cho mình công cụ để dễ dàng take note, ghi chú tất cả mọi thứ: từ những deadline công việc, những mục tiêu của dự án bạn đang triển khai (trong ngày, trong tuần, trong tháng hoặc thậm chí cả năm). Công cụ đơn giản nhất là sổ, mang ra mang vào rất dễ dàng. Bản thân tôi thì sử dụng trello (https://trello.com) vì tôi chủ yếu làm việc bên máy tính.
- Sau đó, bạn sắp xếp các đầu việc theo một thứ tự ưu tiên hợp lý và cứ thế triển khai theo thứ tự đó. Khi đấy, bộ não sẽ được dành 100% công suất cho việc tư duy giải quyết từng vấn đề.
- Một trong những thứ đáng để ghi lại là ý tưởng. Bất kể bạn đang đi đâu, làm gì, nếu bạn nghĩ ra một ý tưởng mới nào đó: một ý tưởng kinh doanh, một giải pháp cho cộng đồng, một câu triết lý bạn tự vẽ ra, những đầu sách hay được giới thiệu và bạn dự định muốn mua….nói chung bất kỳ ý tưởng nào bạn cũng nên ghi lại. Thời gian sau bạn đọc lại sẽ thấy nhiều cái hữu ích lắm.
- >>>Túm cái váy: nên tập thói quen ghi chép những thứ cần phải nhớ, và nên có thói quen mang theo 1 công cụ để ghi chép mọi lúc mọi nơi.
2) Single task và cách ứng dụng công cụ ghi chú deadline cho việc single taskCái này thì nhiều người nói rồi. Khoa học cũng chứng minh là single task thì tốt hơn là multitask. Tuy nhiên, biết là một chuyện, làm được lại là chuyện khác. Trong cuộc sống có ti tỉ thứ khiến chúng ta bị mất tâp trung: đang học bài thì gấu inbox facebook đòi tỉ tê nói chuyện, đang làm việc thì bị sếp gọi vào sai vặt linh tinh….Khi đó sẽ bị multitask ngay lập tức: vừa học vừa chat với gấu, vừa làm việc của mình vừa làm việc vặt của sếp… Vậy phải làm sao?Cách giải quyết:
- Bước 1: Bình tĩnh hít thở sâu, xác định lại tất cả những việc mình đang phải làm hiện tại. Ghi toàn bộ chúng ra giấy/ công cụ ghi chú. (Đấy là lý do vì sao tôi đặt nguyên tắc phải có công cụ ghi chú ngay trên cùng). Đặc biệt lưu ý: bạn phải phân công việc ra từng đầu việc nhỏ nhất ra có thể. Ví dụ bạn đang học bài, bài có 3 chương, thì phân nó ra là 3 task chứ ko phải 1 task chung là “học bài”.
- Bước 2: Phân chia từng mục công việc (task) theo các tiêu chí khác nhau. Ví dụ “độ gấp của công việc”, “độ cần thiết/ quan trọng của công việc”, “khả năng đáp ứng hiện tại”…-
- Bước 3: Sau khi phân chia xong thi sắp xếp task theo thứ tự cái nào làm trước, cái nào làm sau. Nhất quyết nói không với hai việc một lúc. Thậm chí có những việc bỏ hẳn đi hoặc chuyển sang ngày mai.
- Bước 4: Làm xong 1 task thì đừng chuyển sang task 2 luôn (như chúng ta thường làm), bạn nên dành 1 phút review lại xem trong thời điểm hiện tại, thứ tự ưu tiên cho các công việc có thay đổi hay không? Nếu có thì xếp lại thứ tự triển khai các task và…chiến tiếp.
- Nếu giả dụ bị ai đó phá hoại giữa chừng (Đang làm việc thì bị sếp gọi vào, lúc quay lại thì không nhớ mình đang làm ở đâu…) thì tập thói quen tạo “ghi chú” cho chính bản thân mình,ghi lại xem mình đang dừng ở đâu và tiếp theo phải làm gì. Vd kiếm cái sticky note bên cạnh, bị ai đó gọi đi đâu thì note nhanh lại xem mình đang làm dở phần nào, và sau khi trở về thì phải làm tiếp từ đâu.
Ví dụ thực tế: lúc này tôi đang vừa viết bài này, vừa chat với team trên facebook và qua slack. Để đảm bảo tính tập trung, ngay từ đầu tôi đã gạch ra những ý chính của bài. Sau mỗi lần tôi hoàn thành xong một ý, tôi lại quay ra chat với team. Khi nào xong việc của team thì tôi lại quay về viết tiếp ý chính thứ 2. 3) Áp dụng Phương pháp Pomodoro để phân bổ sức lực và sự tập trungGiải thích về Pomodoro: http://bit.ly/21PQsKc. Tựu chung, phương pháp đó là:
- Bạn phân chia khoảng thời gian làm việc của bạn thành từng “block”. Mỗi block kéo dài 25 phút.
- Trong 25 phút đó, bạn chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất – one single task only. – Kết thúc 25 phút hoặc xong task đó, bạn nghỉ 5 phút.
- Nghỉ ở đây tức là đứng dậy, đi dạo, đi uống nước, nói chuyện với đồng nghiệp…chứ không phải ngồi lướt facebook.
- Sau đó lại tiếp tục với block tiếp theo. Được 3 block thì bạn nghỉ khoảng 15 – 20 phút
- Điều quan trọng là trong 25 phút bạn làm việc, bạn không được phép mất tập trung dù là bất kỳ lý do gì. Và bạn chỉ được làm 1 task duy nhất. Nếu bạn bị xao nhãng thì phải bắt đầu lại từ đầu.
Cá nhân tôi thích phương pháp này, bởi vì:
- Tôi dễ chán. Bắt tôi làm việc gì đó hơn 30 45p là tôi phát ngán lên rồi.
- Khoa học đã chứng minh con người tập trung tốt nhất trong khoảng 25 phút đổ lại. Ai xem TED Talk thì biết.
- Với việc ép mình phải làm việc trong khoảng 25p và nghỉ 5p, nó giúp tôi buộc phải tập trung để làm xong việc nhanh hơn, và bắt tôi phải đứng dậy đi lại nhiều hơn (tôi khá béo, và bị anh em bạn bè chê nhiều về việc đấy).
4) Tìm mọi cách nhằm loại bỏ sự xao nhãng xung quanh khi đang làm việc.
- Tạo thói quen cho đồng nghiệp/ bạn bè là khi mình đang làm việc thì đừng làm phiền, trừ khi có việc gấp. Phải nghiêm khắc về vấn đề này, đừng có cả nể. Cái này tuy nhỏ nhưng rất quan trọng, bởi nếu bạn không khiến đồng nghiệp tôn trọng thời gian làm việc của bạn, cứ khi đang làm việc thấy cái gì hay lại gọi bạn ra trò chuyện…. sẽ dễ dẫn đến tình trạng “chớt quớt”, lơ là cho cả bạn lẫn đồng nghiệp.
- Hạn chế facebook. Có thể tắt hẳn, hoặc dùng 2 cửa sổ browser riêng (1 cho công việc và 1 cho facebook giải trí) và chuyển qua chuyển lại giữa 2 browser. Kinh nghiệm là nếu để facebook và công việc trên cùng browser, mỗi cái một tab khác nhau, thì mỗi khi có noti hoặc inbox đến, thấy hình nó nháy nháy là ngứa tay chỉ muốn ấn vào.
- Tắt chuông điện thoại. Chỉ để rung cho sms & email. Tắt rung cho facebook inbox (mất 2 phút để chỉnh thôi, nhưng đảm bảo bạn sẽ thấy độ hiệu quả). Không nhất thiết phải để chế độ máy bay (lỡ có cháy nhà thì người ta còn gọi điện báo cho).
- Đeo tai nghe và nghe nhạc nhằm loại bỏ tạp âm hoặc những cuộc nói chuyện của đồng nghiệp).
- Để bên cạnh mình chai nước (đỡ phải đứng lên đi lại lấy nước lúc khát chẳng hạn). Cơ mà vẫn khuyến khích đứng dậy đi lại cho đỡ béo bụng nhé.
Như cách tôi làm để kết hợp 3) và 4): để tăng tính tập trung và không bị xao nhãng, cũng như để biết thời gian trong block của mình còn bao nhiêu phút, tôi dùng extension “Noisli” (link: http://www.noisli.com/ ) cho chrome. Noisli là extension giúp tạo tiếng động môi trường xung quanh (như tiếng mưa rơi, tiếng tàu chạy…) nhằm giúp người nghe tăng năng suất làm việc và sự tập trung. Đặc biệt hiệu quả nếu bạn dùng tai nghe.
Lý do tôi lựa chọn extension này vì nó vừa có timer giúp tôi chia block 25 phút, vừa giúp tôi tập trung, đặc biệt là nếu hêt 25 phút thì âm thanh sẽ tự tắt để tôi biết đường mà nghỉ ngơi.
ĐỂ CẢI THIỆN BẢN THÂN
5) Chỉ dùng facebook cho công việc và những việc quan trọngĐây là cách tôi làm
- Nói không với newfeed. (không tức là hoàn toàn không check, không cuộn newfeed chút nào). 1 ngày chỉ nên check newfeed khoảng 2 lần nếu cần. Như tôi là check 1 lần lúc 13h trưa và 1 lần lúc 22h tối.
- Vào facebook chỉ khi cần: check inbox (team tôi hay trao đổi qua facebook messenger); check notification (cùng thời điểm với check inbox, còn không mặc kệ); check chỉ số fanpage (kênh quảng cáo của cty tôi chủ yếu vẫn trên fanpage)
Như tôi bây giờ vào facebook, thay vì dùng bookmark hay gõi “facebook”, tôi gõ “mes…” để vào thẳng phần message luôn.
- Ai cần mình thì họ sẽ phải liên hệ trực tiếp: gấp thì gọi điện, hơi gấp thì inbox, không gấp thì tag. Nói chung ai cần mình thì họ tự biết đường mà liên hệ, ko cần quan tâm.
- Nhớ ai thì vào timeline của họ mà xem. Còn nếu bạn chỉ nhớ tới họ khi thấy stt họ trên newfeed, thì thôi cũng không cần quan tâm.
Cá nhân tôi đánh giá facebook giờ bị loạn quá rồi. Khi đã đi làm thì các mối quan hệ bong bóng cũng nhiều quá. Nói chung nếu đã muốn giữ tình bạn thì không cần dùng facebook để cập nhật xem nó còn sống hay đã chết.6) Mỗi ngày nên đọc những bài viết và thông tin có ích cho bản thân hoặc công việc đang làm.Theo như tôi đọc được qua các bài nghiên cứu, cũng như từ kinh nghiệm cá nhân, thì bản thân những tin tức trên báo chí, hay tin tức từ bạn bè (status trên facebook, ảnh ọt…) cũng là thông tin. Não người chúng ta mỗi ngày chỉ có thể xử lý và ghi nhớ được một số lượng thông tin nhất định mà thôi. Nhiều quá là stress, đau đầu. Vì thế tốt nhất hãy chỉ tống vào đầu bạn những thông tin thực sự có ích, ví dụ như kiến thức, bài viết phân tích, bài chia sẻ kinh nghiệm…. Hạn chế những thông tin thừa.Tức là không đọc báo nhảm. Như tôi là không đọc báo luôn. Biết thêm tình hình chính trị xã hội cũng chả có ích gì cho công việc của mình.Tức là hạn chế check new feed cập nhật tình hình bạn bè (trừ khi thầm thương trộm nhớ hắn ta). Đấy là lý do tôi ko cuộn new feed như tôi nêu ở điều 5.Những trang hiện tại tôi dành thời gian mỗi ngày để vào (Xếp theo thứ tự tôi hay vào đọc thường xuyên)
- https://www.quora.com/: highly recommend cho các bạn trẻ.
- https://medium.com: nhiều bài blog hay về nhiều chủ đề
- http://www.ted.com/nổi rồi, ko cần giới thiệu thêm
- https://www.blinkist.com/en/ cái này mới mò ra. Túm lại là bạn sẽ được đọc tóm tắt toàn bộ nội dung của 1 quyển sách nào đó mỗi ngày. Nếu trả tiền thì được đọc nhiều hơn. –
- Ngoài ra ai cần nâng cao kỹ năng chuyên môn thì nên follow blog của mấy thánh đỉnh đỉnh ở nước ngoài (về marketing, SEO, entrepreurship….).
- Những trang học online miễn phí để nâng cao kiến thức. Nhân đây tặng luôn các bạn 1150 khoá học online miễn phí từ những trường đại học top đầu ở Mỹ: http://www.openculture.com/freeonli…. Vô link để tìm hiểu thêm nhé.
7) Mỗi ngày tập viết, và viết bằng Tiếng AnhTiếng Anh của tôi rất là ngu. Một trong những lý do tôi ngu là vì tôi lười. Vì dốt tiếng anh quá nên chả ma nào tuyển tôi về làm, giờ cầu bất cầu bơ ngồi viết note là vì thế.Tôi đặt mục tiêu mỗi ngày phải viết 1 đoạn ngắn bằng tiếng anh. Cơ mà viết cho mình mình đọc thì rỗi hơi quá. Do đó tôi đặt mục tiêu vào https://www.quora.com/ và trả lời tối thiểu 1 câu hỏi trên đó mỗi ngày. Và không bỏ cách ngày nào. Quora là cộng đồng hỏi đáp rất tuyệt vời, vì có nhiều câu hỏi không chỉ về kiến thức mà còn về suy nghĩ và kinh nghiệm sống, phù hợp để các bạn vừa luyện tiếng anh, vừa luyện khả năng viết, vừa có cơ hội chia sẻ bản thân.
- Ví dụ như đây là bài post gần nhất của tôi.Một lợi điểm nữa của việc bắt mình phải viết mỗi ngày, đó là rèn cho bạn tư duy ngôn ngữ. Nếu bạn viết ổn, rèn nhiều thì tự nhiên khả năng diễn đạt của bạn sẽ trôi chảy hơn.
VÀ NHỮNG LỜI CHIA SẺ TỪ KINH NGHIỆM XƯƠNG MÁU
8.Gia đình là quan trọng nhất.Cố gắng mỗi ngày nói chuyện hoặc quan tâm tới bố mẹ, người thân của bạn nhiều hơn hôm trước.Hồi trước tôi ích kỷ lắm. Ban ngày đi làm, tối về lại đi bù khú bạn bè, chả quan tâm đến nhà cửa bố mẹ. Giờ có gia đình rồi mới nhận ra mình đã sống lỗi thế nào. Các bạn đừng như tôi.9.Tập thói quen bớt lo chuyện thiên hạ và đừng xía vào chuyện người khác.Mỗi khi nhìn thấy chuyện gì ngứa mắt nhưng không liên quan gì đến quyền lợi của mình, tập thói quen bình tĩnh, hít một hơi dài, thở ra và…đi làm việc khác. Đừng có tham gia thêm dầu vào lửa. Ví dụ thấy tin gì ngắt mắt trên new feed thì đừng có share, thấy bạn bè mình đang nói xấu ai đó thì cũng không tham gia nhận xét cùng.Tính tôi cũng thích buôn chuyện tán phét. Về sau tôi phải nhờ bạn bè người quen nhắc nhở liên tục thì mới chữa được.10. Có gấu rồi thì luôn dặn lòng đừng lấy vợ sớm. Mà nói chung kể cả đang có gấu hay có vợ, đừng mất công cãi nhau với phụ nữ. Dù bạn đúng hay sai, bạn đều phải xin lỗi mà thôi.*************Cảm ơn mọi người đã dành 10 phút quý giá của cuộc đời cho bài viết này. Ai thấy hay cứ việc share. Cảm ơn thêm lần nữa vì điều đó.Nếu ai đang có nhu cầu làm CV, có thể tham khảo bài viết khác của tôi về việc chuẩn bị nội dung cho CV như thế nào là hiệu quả Link: http://bit.ly/tuduynoidungCV************* Nếu ai cảm thấy hay và muốn nhận thêm những bài viết nữa, vui lòng để lại email tại link này:http://bit.ly/dangkybaiviet Tác giả: Nguyễn Hoàng GiangNguồn: ybox.vn ( 4 lượt xem)
